"糟糕，Gmail 满了，刚才发的重要邮件过不了，要删除一些邮件才能再发...”
“都是你啦，附件这么重，害得Gmail 这么快就满了。”
请问大家对以上对话有没有印象呢？
如果是自由工作平面设计师，自己一个人使用的话，那么删除一些没用的邮件就可以了。
额外阅读： 自由工作设计师一定要知道的合约事项
但若是共用邮件呢？若以公司里每个人发出的邮件大小来判断的话，那对设计师很不公平了。
行政文件如账单，报价单等等再多再大也不会超过1mb（我工作的公司是如此啦。），但是一个只有16.4cm 长 x 6cm 高的300dpi黑白稿，却已经有2mb。
而且即使要删除邮件，也要考虑到邮件的重要程度、时效及涉及人员。那么，有没有一个方法可以在不流失重要的邮件下，又能确保邮箱不会爆满呢？
１&2 客户发邮件来询问 和 回复邮件
能不能删除这个邮件呢？重点在于这个邮件的涉及者是谁。只有当邮件的涉及者们完全同意，才能删除。
在一些分工明细的公司里，与客户交流和负责设计的通常都会由不同的人担任。 因此，同一个邮件里或许包含了同时给设计师与行政人员的话语，如果你想要删除邮件，就必须得到同事的同意才行。
这种情况下，最好是等整个案子结束后，确保邮件里面没有后续行政需要的资料，再得到同事的同意后，才删除。
3 接受客户资料
那么从客户那儿收到的资料该如何对待呢？ 这就要看资料的性质了。客户公司的logo和基本资料等重要资讯当然是要收起来，因为这些资料通常都不会有变更。而只限一次活动的资料因为是一次性的，所以在案子结束后复印一份就删除也无妨。
同时，给客户一个清单阐明你将需要什么资料，然后客户只需填写就可以了。这样可以将重要的资料全集中在一个邮件里，减少出错及便于管理。
4 设计/修改
为了防止电脑或者软体突然当机而造成刚才做的工作消失的悲剧，相信许多人在设计时都会有不断按CTRL + S 的习惯吧。
也有人会用CTRL + SHIFT + S 的方法，不断地DESIGN 1, DESIGN 2, DESIGN 3 地 SAVE下去。用这个方法的话，若在中途查看整个总文件的大小，肯定会吓死人吧。但是，只要在案子结束后删除不必要的设计文件就没问题了。不过，若同事在中途间看见总文件的大小，我想还是会有问题的，所以最好还是用CTRL + S吧。
5 校稿
设计文件内的图片及效果也是设计文件大小的一个重要要素，这时就要考虑到最后的输出格式了。如果是在荧幕上观看作品，那么72dpi就足够了。即使是比较高级的荧幕，也都是96dpi而已。超过96dpi辨识率的图片在荧幕显示上与96pdi是一样的。如果需要放大来看，那就增加作品的尺寸吧。
印刷品也是一样的。 一般印刷厂的标准dpi是300dpi, 太少的话，图片会不清晰，超过的话，在成品上是看不出来的。不过对于一些特殊的印刷品只需要200dpi就足够了，所以还是询问印刷厂比较好。
然后，设计文件里的特殊效果也是设计文件大小的重要要素之一。如果你处理完图片后发现设计文件还是很重，那很可能是特殊效果搞得鬼了。这时，你把特殊效果矢量转变成点阵图，然后dpi设小一点就可以了。
6 客户审查
客户审查时，第一件会做的事应该就是在荧幕上看吧，再来才用A4纸印出来给老板或是同事看。
一些图片显示器会把照片以荧幕大小为根据自动放大，那么比较小的作品被放大后肯定看起来不够清晰，给客户造成不好的影响。如果你在作品周围放个A4大小的无边白格，再以PDF格式输出，当客户打开来看时，就会看到这个作品真正的清晰程度及大小了，这点即使印出来也一样。这个做法对于作品尺寸不超过A4的作品最有效。
客户会提出一些修改的地方，你修改后再电邮过去，让客户再度审查。这个过程会不断重覆直到客户满意为止，那么那些在过程中累积的电邮呢？
7 认证作品
当客户满意你的设计后，通常都会要求客户在设计上盖章，电邮给你。 这个动作的用意是说，当你盖章后，就表示你正式确认这个设计是你所要的最后设计，不能再改，如果出版后，发现有错误，也不能追究于设计师。
当客户电邮给你盖章的最后设计后，你就能把审查修改再审查修改的过程中累积的电邮删除了。
8 出版
出版的输出格式最好还是去询问出版方那儿的标准是什么，这是为了确保设计品的品质。
一些出版方即使是用按比例缩减一半大小的JPEG来印刷，出来的成品品质还是和用原本大小的JPEG来印刷的一样。
倒不如说他们会鼓励你用这种方式，要知道，要是他们每个顾客都电邮原本大小的JPEG给他们，那邮箱最快爆满的将会是他们。
如果你认为有什么需要补充的，或是有更好的处理方法的话，请告诉我哦～
“都是你啦，附件这么重，害得Gmail 这么快就满了。”
请问大家对以上对话有没有印象呢？
如果是自由工作平面设计师，自己一个人使用的话，那么删除一些没用的邮件就可以了。
额外阅读： 自由工作设计师一定要知道的合约事项
但若是共用邮件呢？若以公司里每个人发出的邮件大小来判断的话，那对设计师很不公平了。
行政文件如账单，报价单等等再多再大也不会超过1mb（我工作的公司是如此啦。），但是一个只有16.4cm 长 x 6cm 高的300dpi黑白稿，却已经有2mb。
而且即使要删除邮件，也要考虑到邮件的重要程度、时效及涉及人员。那么，有没有一个方法可以在不流失重要的邮件下，又能确保邮箱不会爆满呢？
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注： 以上图片是为了此文章而专门设计的，并不代表真实情况。
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１&2 客户发邮件来询问 和 回复邮件
能不能删除这个邮件呢？重点在于这个邮件的涉及者是谁。只有当邮件的涉及者们完全同意，才能删除。
在一些分工明细的公司里，与客户交流和负责设计的通常都会由不同的人担任。 因此，同一个邮件里或许包含了同时给设计师与行政人员的话语，如果你想要删除邮件，就必须得到同事的同意才行。
这种情况下，最好是等整个案子结束后，确保邮件里面没有后续行政需要的资料，再得到同事的同意后，才删除。
3 接受客户资料
那么从客户那儿收到的资料该如何对待呢？ 这就要看资料的性质了。客户公司的logo和基本资料等重要资讯当然是要收起来，因为这些资料通常都不会有变更。而只限一次活动的资料因为是一次性的，所以在案子结束后复印一份就删除也无妨。
同时，给客户一个清单阐明你将需要什么资料，然后客户只需填写就可以了。这样可以将重要的资料全集中在一个邮件里，减少出错及便于管理。
4 设计/修改
为了防止电脑或者软体突然当机而造成刚才做的工作消失的悲剧，相信许多人在设计时都会有不断按CTRL + S 的习惯吧。
也有人会用CTRL + SHIFT + S 的方法，不断地DESIGN 1, DESIGN 2, DESIGN 3 地 SAVE下去。用这个方法的话，若在中途查看整个总文件的大小，肯定会吓死人吧。但是，只要在案子结束后删除不必要的设计文件就没问题了。不过，若同事在中途间看见总文件的大小，我想还是会有问题的，所以最好还是用CTRL + S吧。
5 校稿
设计文件内的图片及效果也是设计文件大小的一个重要要素，这时就要考虑到最后的输出格式了。如果是在荧幕上观看作品，那么72dpi就足够了。即使是比较高级的荧幕，也都是96dpi而已。超过96dpi辨识率的图片在荧幕显示上与96pdi是一样的。如果需要放大来看，那就增加作品的尺寸吧。
印刷品也是一样的。 一般印刷厂的标准dpi是300dpi, 太少的话，图片会不清晰，超过的话，在成品上是看不出来的。不过对于一些特殊的印刷品只需要200dpi就足够了，所以还是询问印刷厂比较好。
然后，设计文件里的特殊效果也是设计文件大小的重要要素之一。如果你处理完图片后发现设计文件还是很重，那很可能是特殊效果搞得鬼了。这时，你把特殊效果矢量转变成点阵图，然后dpi设小一点就可以了。
6 客户审查
客户审查时，第一件会做的事应该就是在荧幕上看吧，再来才用A4纸印出来给老板或是同事看。
一些图片显示器会把照片以荧幕大小为根据自动放大，那么比较小的作品被放大后肯定看起来不够清晰，给客户造成不好的影响。如果你在作品周围放个A4大小的无边白格，再以PDF格式输出，当客户打开来看时，就会看到这个作品真正的清晰程度及大小了，这点即使印出来也一样。这个做法对于作品尺寸不超过A4的作品最有效。
客户会提出一些修改的地方，你修改后再电邮过去，让客户再度审查。这个过程会不断重覆直到客户满意为止，那么那些在过程中累积的电邮呢？
7 认证作品
当客户满意你的设计后，通常都会要求客户在设计上盖章，电邮给你。 这个动作的用意是说，当你盖章后，就表示你正式确认这个设计是你所要的最后设计，不能再改，如果出版后，发现有错误，也不能追究于设计师。
当客户电邮给你盖章的最后设计后，你就能把审查修改再审查修改的过程中累积的电邮删除了。
8 出版
出版的输出格式最好还是去询问出版方那儿的标准是什么，这是为了确保设计品的品质。
一些出版方即使是用按比例缩减一半大小的JPEG来印刷，出来的成品品质还是和用原本大小的JPEG来印刷的一样。
倒不如说他们会鼓励你用这种方式，要知道，要是他们每个顾客都电邮原本大小的JPEG给他们，那邮箱最快爆满的将会是他们。
如果你认为有什么需要补充的，或是有更好的处理方法的话，请告诉我哦～
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